Album Word - 3ª Parte

CÓMO HACER NUESTRAS HOJAS DE ALBUM

3ª - Parte
El "Cuadro de texto" comienza a hablar.

Si habéis hecho los ejercicios 2 y 3, más o menos podremos contar con un par de páginas muy parecidas a estas:

Ambas serán, a partir de ahora, nuestras dos hojas de trabajo. Si las que ya tenéis no son exactamente iguales a como las que os muestro, NO CAMBIEIS NADA. Mantened vuestros diseños, que seguro que son mucho mejores, pues en principio no deberá afectar al tema que ahora nos trae.

En este capítulo aprenderemos a hacer hablar a nuestra colección. Sobre el cómo y el cuánto se ha dicho y escrito mucho. La tendencia habitual y más académica aconseja que las páginas tengan poco texto, que los sellos y las cartas hablen por sí sólos, que no es necesario escribir obviedades, etc.... Bien, como en todos los casos anteriores, esto lo vamos a dejar al gusto de cada cual, pues cada uno demuestra y expone su locuacidad dónde y como más le plazca. A estos efectos, lo que vamos a aprender ahora es aplicable tanto si sólo escribimos la fecha de emisión de un sello, como si copiamos entero el texto que viene en los trípticos que el Servicio Filatélico acompaña con cada emisión.

Una vez hayamos adquirido la pericia necesaria para escribir, editar e insertar nuestras partes de texto, estaremos ya en disposición de dar por terminadas la mayoría de hojas tipo que queramos fabricar. La inclusión posterior de fotografías, dibujos y otros gráficos, así como de fondos, grecas, sombreados, etc... será ya tema de un capítulo aparte, pero complementario.

Al final de este capítulo, y para que no cunda el desánimo, estaremos en disposición de dar por finalizada una buena parte del curso, tanto como para ser capaces de hacer una página como ésta (a la izquierda, la página sin montar, a la derecha, ya montada con sus sellos y la carta):


Pulsa sobre las imágenes para ver una ampliación de baja calidad (Este montaje es absolutamente virtual y no corresponde a ninguna hoja montada).

¿Empezamos?

Vamos a recordar algo de lo ya hablado: Un cuadro de texto es algo así como un mini-documento dentro del gran documento que es la página en su totalidad. Y como tal, para él valen y funcionan de manera independiente las mismas leyes que para el resto de documentos de Word (tipos de letra, tamaños, márgenes, párrafos, etc...)

Y está claro que ahora vamos a tratar del Cuadro de texto en lo que se refiere a su "verdadera utilidad", es decir, en tanto en cuanto es un elemento de inserción y maquetación de textos a lo largo de un documento Word.

Básicamente, podemos dividir los textos que se insertan en una hoja de álbum en 4 grandes GRUPOS:

Los que corresponden al recuadro (o recuadros) de títulos y subtítulos que quedan incorporados de alguna manera a la plantilla de la hoja, y se reproducen más de una vez a lo largo de una misma colección.
Los textos que describen y definen una serie o un sello o un grupo de sellos, sus datos de emisión, fechas, impresión, etc... y sus motivos.
Los que se inscriben dentro de las casillas de los sellos, en donde sólo puede aparecer una información mínima, pero muy importante cara al reconocimiento y catalogación no ya del sello que tenemos pegado, si no muchas veces, del sello que nos falta, del hueco que nos queda por cubrir.
Cualquier otro texto de caracter documental que complemente la información que queramos aportar en nuestra colección. Puede ser la descripción de una carta, un comentario de tipo histórico, geográfico, o un pie de foto de cualquier otro elemento gráfico que hayamos incluido en la hoja.

Gráficamente, y siguiendo el ejemplo de la hoja terminada del Monasterio del Escorial, éstos son los grupos y tipos de texto a los que se aluden:

Cada uno de estos cuatro tipos de textos a inscribir, necesitará un tratamiento diferenciado de los otros (posiblemente diferentes tipos de letra, tamaños, uso o no de recuadros, etc...), pero lo más importante: todos los textos de cada subgrupo, recibirán un tratamiento EXACTAMENTE IDÉNTICO a lo largo de la colección, de manera que ésta adquiera la uniformidad y unidad necesaria. Y esto vale a efectos de posteriores plantillas de trabajo, copias, clonaciones, repeticiones, etc...

Dicho de otra forma: quien escribe en el interior de una casilla de un sello una vez, lo ha hecho prácticamente ya para siempre. Quien escribe un pie de foto, ha escrito ya casi todos los que va a utilizar posteriormente.

GRUPO 1:

Para seguir adelante, vamos a terminar de analizar las propiedades de los cuadros de texto, abriendo la última pestaña de la ventana de formato de cuadro que nos queda por conocer.

Ante todo, vamos a hacer una copia de nuestro rótulo (en mi caso he recuperado aquel primer rótulo que diseñamos), y a llevarla a cualquier lugar de la hoja que esté un poco despejado para poder trabajar sobre ella sin agobios. (Clicar sobre el borde, copiar con CRTL.+ C y pegar con CRTL+V. Desplazar el cuadro hacia el lugar deseado "sosteniéndolo" con el puntero del ratón)

Una vez que tengamos situado el cuadro donde queramos, vamos a encogerlo al máximo, tirando hacia adentro de sus bordes, hasta que el texto inscrito esté a punto de desaparecer, o incluso desaparezca parcialmente.

Probemos a dejar el rótulo así, por ejemplo:

Con el cuadro activado, abramos nuestra ventana de formato de cuadro (Menú FORMATO ---> Cuadro de texto), y pulsemos directamente sobre la pestaña "Cuadro de texto" (la penúltima hacia la derecha). Se nos abrirá una ventana como ésta:

Si todos los Words están configurados de la misma manera, es muy probable que todos veaís inscritos los mismos valores en las celdillas de los márgenes Internos.

Estos valores indican el tamaño del espacio en blanco (medido en centímetros) que Word reservará desde cada margen del cuadro a CUALQUIER OBJETO introducido en el cuadro de texto.

Si lo vemos gráficamente tomando como modelo el cuadro que hemos retocado, y si pudiésemos resaltar dichos márgenes reservados en un color rojo, veríamos el cuadro de esta manera:

Hagamos ahora una prueba: Vamos a dejar las cuatro casillas en "0,00" (podemos escribir directamente los valores o modificarlos mediante las flechitas laterales de cada casilla.) En cuanto aceptemos, y como por arte de magia, volveremos a ver nuestro rótulo completo, de una forma parecida a esta:

¿Qué ha ocurrido?

En dos palabras, Word ha eliminado cualquier tipo de margen en el interior del cuadro, y las letras de nuestro rótulo tocan los bordes del recuadro. Siempre y cuando, como es el caso, éstos bordes se acerquen al máximo a dichas letras.

Recordad que en este ejemplo, las palabras "Gran Bretaña" están centradas, pues así lo hicimos en el primer capítulo. Si procediésemos a alinearlas a la izquierda o a la derecha (botones de la barra de herramientas superior), se desplazarían inmediatamente al borde correspondiente sin dejar margen alguno:

Para familiarizarnos con esta herramienta, vamos a corregir ahora nuestros márgenes, y vamos a inscribir en cada una de las casillas un valor de 1,00 cm. Lo primero que ocurrirá cuando aceptemos, será probablemente que nos llevemos un buen susto, pues es muy probable que nos encontremos con nuestro cuadro así de vacío:

....... Pero tranquilos, que no se ha borrado nada. Vamos a estirar de nuevo nuestro cuadro... un poco.... un poco más... La verdad es que tendremos que llegar a un gran estiramiento para volver a encontrarnos con nuestro rótulo, tanto como para añadirle a cada lado del cuadro un centímetro. Sólo cuando lleguemos a un tamaño similar a éste, volveremos a ver enteras nuestras palabras:

Si pudiésemos ver de nuevo ese margen o "ZONA PROHIBIDA" coloreado en rojo, toparíamos con esta especie de bandera que se muestra a la derecha:

Tanto si el cuadro de texto muestra de una manera visible sus bordes, como si no, estos márgenes siempre existirán y es muy importante que sepamos jugar con sus valores.

Dominando ya esta técnica, vamos a analizar uno por uno, los cuatro tipos de recuadros de texto que hemos clasificado desde el principio:

Los cuadros del primer grupo, correspondientes a los títulos o subtítulos, son aquellos en donde más podemos desarrollar nuestra creatividad. Unos preferirán utilizar un tipo de letra muy clásico y pequeña, otros querrán que destaque por encima de sellos, sobres y otros documentos, unos querrán fijar los títulos sobre el borde, en el centro de la hoja, otros inmediatamente debajo del margen, a la izquierda, en el centro o a la derecha. Algunos no se conformarán con un título genérico para una colección, e incorporarán los diferentes capítulos o partes al rotulado de las páginas... en fin.... quizás sea este el grupo más "creativo" de todos cuantos suelen emplearse. Sabiendo estas cuatro normas básicas anteriormente expuestas a lo largo del cursillo, la única limitación será la propia creatividad.

Sólo me permitiré dar un par de consejos:

Lo importante de la colección, de cualquier colección, es el contenido, no el continente, y todo lo que sea para resaltar el primero, bienvenido sea. El conflicto surge cuando le damos mayor importancia y lustre al continente.
Tened mucho cuidado cuando saltéis a la Red en busca de tipos exóticos de letras. Comprobad antes de aplicarlos definitivamente que el juego está completo, con las letras acentuadas, con las mayúsculas y las minúsculas, con las "eñés", con signos de puntuación o guiones, con los números, etc.... es muy frustrante empezar a utilizar un determinado tipo de letra para una colección de tipo mundial y ver que tras haber hecho todas las hojas correspondientes a "ALBANIA", "CONGO" o "ITALIA" sin problemas , estos empiezan a aparecer con "ESPAÑA", "GRAN BRETAÑA", "ALEMANIA hasta 1945" o "JAPÓN"

GRUPO 2:

Respecto a lo que hemos convenido en llamar Grupo 2, vamos a comentar unos aspectos a tener en cuenta.

Los cuadros de texto de este tipo o grupo no deberán tener bordes visibles, por lo que desde un principio podemos fijar los márgenes inferiores y superiores en 0, no siendo ésta una condición indispensable, pero sí aconsejable.

Por su especial naturaleza, son unos cuadros muy pequeños que siempre van adosados o quedan muy próximos unos de otros y todos ellos de la casilla del sello. Es frecuente encontrarnos con problemas de "solapamiento". Vamos a hacer una prueba, trabajando ya directamente sobre la primera casilla de nuestra página de Monasterios.

Abrimos un nuevo cuadro de texto que colocamos justo encima de la primera casilla y a lo largo de todo el ancho de página que ocupan la primera linea de la serie:

Aprovechando que tenemos todavía seleccionado el nuevo cuadro de texto, podemos configurar ya de paso el tipo de letra (Arial) y su tamaño (9), y la alineación hacia la izquierda del texto que vamos a escribir.

Probemos a insertar este texto:

"1961.- 31-oct. - Real Monasterio de San Lorenzo del Escorial. Calcografía. D. 12 ¾ x 12 ½ (y viceversa)"

(Luego cada uno escribirá lo que quiera y como más le plazca, pero atendiendo siempre a establecer unas normas para una posterior uniformidad en cuanto a la introducción de estos datos)

A continuación abramos la ventana de "Formato de Cuadro" y configuremos la pestaña "Cuadro de texto" los márgenes: Todos a "0".

Este de arriba será el resultado aproximado. El texto siempre queda inscrito en la parte superior del cuadro, y si los márgenes son nulos, literalmente pegado al borde. Ahora se trata de ajustar el margen de abajo, arrastrándolo con el ratón y subiéndolo hasta casi tocar el texto. Por la parte de la derecha, de momento, no es necesario estrechar el recuadro (Yo habitualmente lo dejo tan ancho como la serie, o incluso lo llevo hasta el margen derecho de la página. Si está vacío y no molesta a otros elementos de la hoja... no se verá al imprimir).

Este deberá ser el resultado:

Eliminemos ahora los bordes del cuadro (Abrimos ventana de Formato de Cuadro, pestaña Colores y Líneas. Desplegamos la casilla correspondiente al "Color de Línea" y clicamos sobre el recuadro superior que dice "Sin Línea". El borde del cuadro de texto habrá desaparecido.

Con el cuadro aún seleccionado, vamos a ir arrastrándolo hasta que se solape con las casillas inferiores de los sellos. Este será el efecto final:

¡¡ Un momento !!... Al estar seleccionado el cuadro, puede que los márgenes sombreados no nos dejen apreciar lo que realmente ha ocurrido, pero si lo preferís, deseleccionáis el cuadro y podremos ver cómo los márgenes superiores de las casillas de los sellos han desaparecido. Si recordáis, ya comentamos en capítulos precedentes que las características de este tipo herramientas es que no sólo se trabaja con ellas en 2 dimensiones, sino que también rige una tercera dimensión que hace que unos elementos queden superpuestos a otros y viceversa. La buena noticia es que nosotros podemos determinar cuál de todos los elementos figure en último lugar y cual sea el preferente:

Seleccionemos de nuevo el cuadro de texto. Y clicando con el botón derecho del ratón, deberemos conseguir que se nos abra el siguiente menú:

Seleccionamos "Ordenar" y en el sub-menú que se desplegará a continuación, elegiremos "Detrás del texto". Una vez realizada esta acción, nuestro "filete" pasará a estar en un segundo plano, y las casillas de los sellos, volverán a resurgir de su escondite.

El efecto, y una vez deseleccionados todos los cuadros, es el siguiente:

Como podemos apreciar, el texto permanece demasiado cerca de las casillas, quedando un poco antiestético. Es el momento de reubicarlos en su posición definitiva algo más arriba. (La verdad es que os lo he hecho "bajar" tanto para que viesemos el efecto y el remedio de las superposiciones).

Pero ya que hemos llegado a este punto, paremos un poco en el anterior menú abierto con el botón derecho del ratón. Si leéis bien todas las opciones, un poco más abajo de la de "ordenar" aparece la opción "Formato de cuadro de texto" que activa exactamente la misma ventana que la que hemos abierto hasta ahora desde el menú de arriba Formato ---> Cuadro de texto. Bien... ya sabemos cómo abrir la misma ventana mediante dos procedimientos distintos.

Activar la anterior opción de ese mismo menú, "Valores predeterminados de autoforma", entraña sus riesgos, pues lo que hace es que, a partir del momento en que cliquemos sobre ella, cada vez que abramos un nuevo cuadro de texto, este aparecerá con todas las modificaciones que hemos realizado en el que tengamos activado. Es decir, en nuestro caso aparecerá sin líneas de bordes y con los márgenes interiores a 0.00 cm.. Aunque parezca tentador predeterminar esos valores... yo preferiría no hacerlo, pues son muchos tipos de cuadro de texto los que deberemos abrir y manejar y los valores predeterminados por Word son válidos para empezar a trabajar.

Una vez que hemos creado nuestro cuadro de texto, y escrito toda la información pertinente a la serie y sus características, podemos modificar el texto a nuestro antojo, resaltando en negrita las partes que consideremos oportunas o, si vamos a utilizar diferentes tintas, coloreando los datos necesarios:

Todo lo dicho vale para los llamados "pie de fotos", es decir para los recuadros inferiores de las casillas, en donde suele escribirse el motivo específico de un sello o cualquier otro dato significativo (por ejemplo, la fecha de emisión de un ejemplar determinado de la básica, su tirada,.... el tipo (si hay diferentes variedades), etc...

La única dificultad con la que topamos en este caso es que el espacio a lo ancho se reduce al determinado por la casilla del sello. Os cuento cómo suelo hacer yo:

Primero de todo, configuro con el ratón el recuadro a la anchura exacta de la casilla bajo el que se encuentra y centro el texto que voy a escribir.

Para ahorrar espacio elijo un tipo de letra más estrecho, por ejemplo la Times New Roman, con un tamaño menor, el "8".

Si aún así no me cabe todo el texto, me extiendo -si me lo permiten las otras casillas- por todo el ancho que puedo. Tampoco descarto, si es necesario, escribir en dos líneas. Tanto para una como para la otra opción, lógicamente, habrá que "estirar" o "alargar" el cuadro de texto. Estos son algunos ejemplos de textos muy largos:

Investigando en las herramientas que ofrece el menú de "Formato"-----> "Fuentes" ----> "Espacio entre caracteres", se pueden obtener también bastantes soluciones parciales a textos demasiado largos y espacios muy comprometidos.

GRUPO 3:

A lo largo de todo este capítulo hemos tenido ocasión de observar como queda inscrita la información necesaria (la que nosotros consideremos necesaria) dentro de cada casilla destinada a un sello.

Es esta una información que, al colocar el sello (usado con charnela o guardado en filoestuche transparente), quedará parcialmente oculta, y sólo será accesible cuando levantemos el sello. Cuando el sello no está presente, esa información será determinante para saber de qué ejemplar se trata, y perfectamente podremos "volcarla" sobre nuestra lista de faltas o mancolista.

Las actuales casas comerciales, se limitan a reproducir con calidad fotográfica el sello en cuestión, bien porque así se ofrece toda la información necesaria, bien porque así minimizan el temible efecto "nicho vacío" que todo coleccionista sufre al observar sus faltas en el álbum.

Cuando aprendamos a trabajar con imágenes en el próximo y último capítulo, podremos sustituir esta información por las fotos que deseemos. Yo, a pesar de todo me considero un clásico y prefiero introducir en los "nichos" datos como el número (o números) de catálogo, el facial, el color (muy importante sobre todo en sellos más clásicos).

Hay gente que también introduce aquí datos como el de la tirada, o la fecha de emisión concreta de ese valor,.... en fin, que como con todo, es decisión exclusiva de cada uno.

Respecto a la técnica, lo que más llama la atención de este Grupo es que es el único que escribe su texto dentro de un un cuadro predefinido anteriormente, y NO REDIMENSIONABLE, como es la casilla que previamente hemos reservado al sello.

Por tanto tenemos que atenernos estrictamente al tamaño del cuadro y a su línea de rotulación del borde. Afortunadamente, no estamos tan limitados, y aún tenemos cierta capacidad de maniobra, por medio de la utilización de dos herramientas básicas: el salto de línea y los márgenes interiores del cuadro de texto.

Vamos a insertar nuestra información en en la casilla pero antes, hay que tener en cuenta una serie de premisas:

No es recomendable escribir en la parte superior del recuadro, ya que si vamos a usar charnela, ésta terminará desprendiendo la tinta, cada vez que la sustituyamos. Algunos tipos de filoestuches que solo se pegan por arriba, pueden causar el mismo efecto.

Por tanto, es bueno que todo lo que escribamos dentro de la casilla, lo hagamos aproximadamente desde el centro hacia abajo.

Antes de nada, y teniendo activado el cuadro de texto o casilla, elegimos el tipo de letra y el tamaño. En el ejemplo del monasterio del Escorial, yo he utilizado la letra Arial Narrow (mucho más estrecha que la Arial) con un tamaño de "8".

Y aún antes de escribir nada, vamos a terminar de configurar nuestro cuadro de texto con un detalle que en esta ocasión nos va a servir de gran ayuda: los márgenes interiores.

Como sería muy poco estético que una vez pegado el sello se viesen letras o números sobresaliendo detrás de sus dientes, vamos a imponer una ZONA PROHIBIDA delimitándola con las casillas de los márgenes:

Si recordáis, cuando decidíamos las dimensiones de cada casilla, tomábamos como referencia la distancia entre las dos líneas medias de dentado del sello y le añadíamos entre 4 y 5 milímetros a ese valor (un sello de 2,5 cm. de ancho encaja bien en una casilla que tenga 3 cm de ancho, como es el caso del ejemplo). Bien, pues si a esa casilla le marcamos 3 milímetros de margen izquierdo y 3 milímetros de margen derecho, tendremos la seguridad de que todo lo que escribimos dentro de ella quedará tapado por la totalidad del sello.

Así pues, abrimos la ventana de formato, seleccionamos la pestaña "Cuadro de texto" y escribimos en las 4 casillas el valor "0.30"

Ahora ya sí... sólo nos queda empezar a escribir y distribuir la información que deseemos y como deseemos a lo largo de la casilla. Como ya sabéis, dentro de un cuadro de texto, el punto en donde comienza la escritura es el más elevado. Bien, pues desde ese mismo lugar bajaremos con saltos de línea hasta donde consideremos oportuno para empezar. Y por último, y si lo consideramos necesario, centraremos el texto para que quede equidistante a ambos márgenes y simétrico.

(Es importante definir antes el tamaño de la letra a utilizar, pues esa elección determinará también el espaciado o longitud de cada salto de línea. A un tamaño de letra pequeño, un salto de línea menor, y por tanto, mayor precisión a la hora de ubicar nuestro texto)

GRUPO 4:

Poco más queda ya que decir sobre este último grupo. Volvemos a tener en consideración los diferentes formatos de línea del recuadro (aunque no siempre puede ser necesario recuadrar el texto escrito), y volvemos a apelar a la imaginación y gusto de cada uno. Las posibilidades que ofrece el uso de los cuadros de texto hace que nos enfrentemos a formatos y combinaciones infinitas, y no anquilosarnos a insertar un "filete" con recuadro cada cierto número de casillas.

Partiendo de un único sello, me he limitado a ofrecer un pequeño muestrario de posibilidades en cuanto a la colocación de uno o varios cuadros de texto de comentarios complementarios y la posterior distribución de ambos elementos a lo largo de la página.

Antes de dar por finalizado este capítulo, vamos a recordar algo que ya insinuamos otras veces:

Una vez que hemos hecho y configurado un tipo de cuadro de texto, ya los hemos hecho todos. Sólo basta copiar, pegar, reubicar y corregir dos o tres parámetros o, simplemente, sustituir con un único golpe de ratón el texto inscrito. El formato de determinado sello, la letra y el centraje utilizado para inscribir dentro de él su número de catálogo, es algo absolutamente "importable", no sólo de la misma página si no de cualquier otra página archivada.

Recordad además la extraordinaria utilidad de poder seleccionar y copiar varios cuadros de texto simultáneamente (del tipo que sean) y trasladarlos en bloque hasta un nuevo lugar.

Para aplicar esta flexible combinación de herramientas por ejemplo a la hoja de la serie básica mostrada al comienzo de este capítulo, seguiremos la siguiente rutina de trabajo (partiendo de una hoja en blanco):

Diseñar y realizar una primera casilla con toda la información interior, y el pie de sello. (2 cuadros de texto).
Seleccionar y copiar ambos cuadros de texto resultantes y pegarlos hasta 4 veces más (Recordad que para eso sólo basta tener pulsada la tecla de mayúsculas mientras se selecciona con un clic de ratón cada cuadro de texto). El resultado es 5 "bloques" de casilla y pie de foto colocados en cascada.
Ir seleccionando una casilla de sello con su correspondiente pie, y trasladarla al lado de la casilla anterior. Repetir la misma operación las otras tres veces.
Alinear y centrar el conjunto en la línea elegida de la página.
SELECCIONAR TODOS Y CADA UNO DE LOS 10 CUADROS DE TEXTOS RESULTANTES (5 casillas de sellos X 5 pies) de una única vez. Copiarlos y pegarlos.
Sin deseleccionar todo el bloque de las seis casillas, arrastrarlo hasta centrarlo en su nueva línea.
Repetir la operación, pero esta vez SELECCIONANDO TODOS Y CADA UNO DE LOS 20 CUADROS RESULTANTES de las dos líneas superiores (10 casillas de sellos x 10 pies). Copiar y pegar.... y trasladar sin deseleccionar el bloque resultante hasta centrarlo en la página bajo las dos líneas superiores. Habremos obtenido así de rápido 4 líneas iguales de 5 sellos.
Sello a sello, ubicarse sobre los textos que haya que corregir (nº de catálogo, facial, color, etc...). Si previamente seleccionamos con el ratón el texto a sustituir y escribimos directamente encima, no será necesario hacer ningún cambio más referente a formatos, tamaños, centrados, etc....

Con el tiempo habremos adquirido la pericia y "picardía" necesaria para copiar todo lo copiable, para trasladar de un lugar a otro del álbum ese montaje y parte de ese texto que tan bien nos vienen ahora, para mover grandes bloques de cuadros seleccionados de un sitio a otro y cerrar una página completa en apenas unos minutos de trabajo.

Con esto podemos dar por concluido este extenso pero fácil capítulo, y, como advertíamos al principio, considerarnos capaces -una vez asimilados y trabajados todos los conceptos- de crear NUESTRAS PRIMERAS HOJAS DE ALBUM de una manera definitiva.

En el siguiente capítulo sólo queda por tratar la inclusión de imágenes y gráficos, técnica que, en la mayoría de los casos, no es necesario utilizar, y que tan sólo ayuda a complementar determinadas colecciones de Historia Postal u otras especializadas.

Conviene que no dejéis de lado el ejercicio propuesto como colofón al capítulo.